A importância da área de planejamento e controladoria nas empresas

Em uma economia que se recupera a passos lentos — foram mais de 340 mil empresas fechando as portas em um intervalo de três anos —, nunca foi tão importante que o empreendedor brasileiro tivesse a habilidade de se antecipar e estar pronto para as oportunidades de crescimento que surgem no mercado quanto agora. E a boa notícia é que contar com uma área de planejamento e controladoria nas empresas é a melhor maneira de deixar o negócio sempre preparado, especialmente quando o assunto é a tomada de decisões estratégicas.

Isso porque a controladoria e o planejamento, juntos, podem trazer inúmeros benefícios para a gestão, como o aumento na velocidade e na segurança das trocas de informações e, é claro, suporte para que os gestores possam enxergar a empresa de forma estratégica, planejando e acompanhando resultados em tempo real. Mas, na prática, você sabe quais são as atribuições dessas duas áreas? Ou como elas se integram para criar um dos setores mais estratégicos do negócio? Vamos explicar tudo isso neste artigo. Acompanhe!

Entenda o papel do planejamento nas rotinas da empresa

Para entender melhor como a área de planejamento e controladoria nas empresas pode ser crucial para garantir o bom funcionamento e a saúde financeira do negócio, que tal pensarmos em uma situação mais próxima da rotina pessoal? Vamos começar pelo planejamento: imagine que você vá fazer um grande investimento, como construir uma casa na praia, por exemplo. É natural que todas as etapas sejam planejadas muito antes da obra começar, certo? É preciso pensar em como juntar dinheiro para pagar as despesas, na empresa que irá contratar para a construção, no número de cômodos, nos acabamentos da casa e em quanto será possível gastar para alcançar esse objetivo sem passar sufoco.

As atribuições da área de planejamento nas empresas não são muito diferentes. Afinal, cabe a ela traçar os planos e metas para o negócio e analisar diversos aspectos e variáveis, garantindo que tudo corra bem e que os objetivos sejam alcançados. Ao invés de pensar em como arrecadar dinheiro para pagar as despesas com a empreiteira, por exemplo, o setor de planejamento de uma empresa avalia de que forma é possível eliminar os gastos e melhorar a lucratividade da organização por meio do orçamento empresarial.

De olho no exemplo da obra, basta pensar que a distribuição dos cômodos e os detalhes do acabamento são como as metas estipuladas pela área de planejamento para toda a empresa, enquanto o valor que pode ser gasto na construção representa o orçamento empresarial e os investimentos que o negócio pode ou precisa fazer para alcançar aquilo que foi planejado. Simples, não é mesmo?

É claro que a área de planejamento de um negócio é muito mais complexa e envolve muito mais informações do que os projetos para construir uma casa na praia, mas o ponto é que esse exemplo prático ajuda a compreender a importância desse setor. Afinal, sem planejamento não é possível construir nada com qualidade, seja uma casa na praia, seja uma história de sucesso na sua empresa.

Mas, então, o que faz a área de controladoria?

Aqui, você pode se perguntar o que resta para a área de controladoria fazer, visto que a de planejamento já tem tantas atribuições, certo? Pois bem, que tal revisitarmos a construção da casa na praia? Imagine que, mesmo tendo planejado todos os passos da obra, durante a construção você decidiu fazer uma mudança na distribuição dos cômodos e acabou gastando mais do que deveria. Sem dinheiro, acabou tendo que comprar materiais de qualidade inferior para fazer o acabamento e ficou até mesmo sem fazer a pintura final das paredes para economizar. A situação, literalmente, saiu do controle.

E controle é justamente a palavra-chave para o setor de controladoria. Isso porque essa área é responsável por acompanhar tudo aquilo que foi planejado, analisando se os planos estão sendo cumpridos como deveriam, se há necessidade de ajuste ou se tudo está ocorrendo como esperado. Com essa avaliação, o setor de controladoria garante informações precisas e seguras para que os gestores tomem decisões estratégicas para o negócio.

Na casa da praia, se houvesse mais controle sobre a construção, seria fácil perceber que um gasto a mais do que o planejado em uma etapa poderia comprometer o orçamento final e, assim, você pensaria melhor antes de complicar as coisas. Sem ele, deixar de investir nos acabamentos desejados foi como não cumprir uma meta ou abandonar um investimento importante, enquanto a pintura das paredes ter sido deixada de lado representaria perder, por uma decisão equivocada, o necessário para as operações mais básicas da empresa.

Assim, o objetivo da controladoria é acompanhar as ações resultantes do planejamento da empresa para assegurar a melhoria contínua dos processos e oferecer segurança na tomada de decisão.

Como funciona a área de planejamento e controladoria nas empresas

Saindo do campo teórico, agora já é mais fácil entender que para uma empresa garantir sua diferenciação no mercado, a elaboração de um processo estruturado para suportar e agilizar a tomada de decisões de forma ágil é indispensável, não é mesmo? E a área de planejamento e controladoria nas empresas é responsável por coordenar tudo isso. Desde o planejamento estratégico, passando pelo orçamento empresarial e seguindo no processo contínuo de geração de informações que dão suporte à tomada de decisão por parte da diretoria.

Isso também significa que a área de planejamento e controladoria deve estar inteiramente integrada com os demais setores da empresa, visto que ela recebe e consolida as informações necessárias para a elaboração de um plano de negócios eficiente.

Sem contar que esse departamento também é responsável por gerar os famosos relatórios de acompanhamento de desempenho, como a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), a Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC) e o Balanço Patrimonial (BP), que são utilizados pelos gestores como base para muitas das decisões estratégicas. Portanto, a área de planejamento e controladoria tem a função estratégica de coordenar os esforços dos gestores de cada parte da empresa, garantindo o cumprimento das metas e objetivos definidos pela empresa e assegurando sua continuidade e crescimento.

Planejamento orçamentário

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Ainda que os benefícios de aplicar os conceitos que vimos neste artigo no dia a dia da empresa sejam inegáveis para uma gestão eficiente, é verdade que, às vezes, tirar o planejamento do papel não é tarefa fácil. Imagine, então, ter que fazer todo o controle dos resultados, indicadores e métricas de forma manual, um de cada vez. Complicado, não é mesmo?

É por isso que investir na automatização dos processos é um excelente caminho para garantir que a empresa tenha um bom desenvolvimento e consiga se planejar com mais eficiência. Com o suporte de um sistema de gestão empresarial, por exemplo, o empreendedor consegue administrar melhor o seu tempo e o da sua equipe, podendo focar os esforços naquilo que realmente traz um retorno positivo para o negócio. Ao invés de gastar horas para levantar informações e emitir um relatório, todos os dados podem ser acessados por meio de um sistema rápido e fácil de usar.

E um bom exemplo de toda essa praticidade aplicada na rotina das empresas é o ERP Radar Empresarial, solução de gestão oferecida pela YNOS que integra de maneira inteligente informações de todas as áreas da empresa, como custos, vendas, finanças e controladoria. Dessa forma, o empreendedor consegue controlar o cumprimento dos objetivos de uma forma bem descomplicada e com dados ainda mais precisos, facilitando uma rápida tomada de decisão sempre que for necessário!

Se você gostou de conhecer as atribuições e a importância da área de planejamento e controladoria nas empresas e quer aperfeiçoar esse conceito no seu negócio, fale com a gente! Temos sempre uma equipe à disposição para tirar todas as suas dúvidas e mostrar como nosso ERP pode ajudar a sua empresa a crescer cada dia mais.

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