Controle do fluxo de caixa

Veja os erros mais cometidos no controle do fluxo de caixa e como evitá-los

O controle do fluxo de caixa é fundamental para todas as empresas, independentemente do seu porte ou tamanho. Afinal, além de manter as finanças em dia, o que é fundamental para garantir todas as operações, ele assegura que o negócio tenha liquidez para resolver casos emergenciais e consiga investir no empreendimento sem deixar nenhum furo no caixa.

No entanto, nem todo empresário enxerga o fluxo de caixa como uma ferramenta essencial de gestão financeira e acaba perdendo o controle sobre ele. Por isso, reunimos neste texto os erros mais comuns cometidos pelos gestores no controle do fluxo de caixa e o que pode ser feito para reverter a situação. Siga com a gente e confira!

O que é o fluxo de caixa?

Antes de falarmos sobre os erros, é importante esclarecer o que é o fluxo de caixa. Ele é um dos principais instrumentos para garantir a saúde financeira da empresa. É por meio dele que os gestores fazem o controle de quanto dinheiro entra e sai do caixa. Por isso, é essencial apontar tudo, desde as despesas de rotina, como energia e telefone, até os rendimentos dos investimentos.

Este controle pode ser diário, semanal, mensal, anual, tudo vai depender da frequência das movimentações financeiras e também de como o gestor prefere controlar seus recursos. O importante é escolher a periodicidade que mais se encaixa com o dia a dia do negócio, para que nada seja esquecido.

Os erros mais comuns no controle do fluxo de caixa

Bom, agora que ficou claro o que é o fluxo de caixa, vamos ver quais são os erros mais comuns no controle dessa importante ferramenta de gestão financeira.

1 – Não fazer os registros corretamente

Falta de tempo e desorganização são alguns dos motivos que causam esse que é um dos erros mais comuns no controle do fluxo de caixa. Como vimos, é fundamental que os registros de movimentações financeiras sejam feitos de acordo com a frequência em que ocorrem, evitando, assim, qualquer tipo de prejuízo.

Para evitar ou corrigir esse erro, é essencial criar uma rotina de atenção ao fluxo de caixa, definindo o responsável por esse trabalho e, de preferência, estabelecendo um horário diário para fazer os registros. Desse modo, o saldo das finanças estará sempre atualizado e a empresa saberá exatamente a quantia de recursos que tem disponível.

2 – Não organizar os apontamentos em categorias

Para fazer um controle eficiente, o ideal é organizar e categorizar todos os registros de uma maneira que facilite a visualização dos dados. A falta desse controle organizado é outro erro que também pode atrapalhar a empresa na tomada de decisões importantes.

Para não ter problemas, anote as entradas e as saídas de recursos de forma separada, como se fossem duas categorias. E dentro de cada uma dela delas, crie subitens, como vendas, investimentos, salários, aluguel, água, entre outros. Isso ajuda a entender, por exemplo, quais são os principais gastos e qual é a origem dos recursos, fornecendo subsídios para otimizar a gestão do negócio.

3 – Contar com um dinheiro que ainda não entrou no caixa

Infelizmente, essa é uma situação muito comum e um grande erro também. Isso acontece, na maioria das vezes, quando a empresa gasta todo o dinheiro hoje de uma venda a prazo, sem ter a certeza de que esse recurso vai mesmo chegar ao seu caixa. Normalmente, os clientes pagam, mas e se ele não pagar? E se o banco entrar em greve?

O correto é aguardar para que os recebimentos sejam efetuados antes de realizar qualquer tipo de investimento ou gasto, evitando, assim, que o caixa fique negativo. A dica é lançar os recebimentos no fluxo de caixa e não as vendas. Ou utilizar duas colunas de controle: uma para previstos, em que você lança as vendas, e outra para realizados, em que são lançados os recebimentos.

4 – Não separar despesas pessoais e institucionais

Esse é um erro não só em relação ao controle do fluxo de caixa, mas em toda a gestão da empresa. Por mais que o negócio seja parte da sua vida e acabe tomando grande parte do seu tempo, ainda assim é problemático misturar o pessoal com o profissional. No caso do dinheiro, não fazer essa separação impede que se saiba exatamente qual é o caixa da empresa, o que pode gerar prejuízos, uma vez que as retiradas de recursos ocorrem sem controle.

Por isso, é fundamental que haja a separação das finanças pessoais e institucionais. Isto é, que o dinheiro do empresário não seja utilizado para custear despesas da empresa e que os recursos do negócio não sejam utilizados para fins pessoais. Essa distinção é essencial para manter o controle do caixa, evitar prejuízos e promover o desenvolvimento do negócio.

Enxergue a tecnologia como uma aliada no controle do fluxo de caixa

Independentemente do porte e do segmento da empresa, fazer o controle do fluxo de caixa de forma manual é arriscar a segurança financeira do negócio. O mais indicado é sempre contar com a tecnologia e as inúmeras soluções que ela disponibiliza. Hoje, no mercado, há softwares de gestão financeira para todos os tamanhos de empreendimento e para os variados níveis de conhecimento no assunto.

Um bom exemplo são os sistemas de gestão integrada (ERP). Eles ajudam a fazer o controle do fluxo de caixa e ainda facilitam a organização, a atualização e o controle dos dados, oferecendo informações confiáveis em tempo real para uma tomada de decisão assertiva.

Aqui na YNOS, oferecemos o ERP Radar Empresarial, um software que facilita o controle do fluxo de caixa e ainda possibilita a integração com as outras áreas da empresa, agilizando o processo de gestão e dando mais segurança à tomada de decisão. Entre em contato com a gente e saiba mais sobre essa solução. Nossa equipe está a postos para atendê-lo e tirar suas dúvidas!

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