Gestão eletrônica de documentos

Gestão eletrônica de documentos: qual sua relação com a ISO 9001:2015

A gestão eletrônica de documentos (GED) é a gestão de todos os arquivos de uma empresa: os que nasceram digitais, os que foram convertidos e até os físicos, permitindo que eles sejam armazenados, controlados, consultados e compartilhados. Hoje, essa já é uma prática adotada com relativa frequência nas organizações e que pode ser implementada usando algumas metodologias.

Porém, para as empresas que pretendem obter a ISO 9001:2015, o caminho é seguir as orientações da própria ISO. Assim, elas não correm o risco de não conseguirem a certificação ou, se já a tiverem, de perdê-la. Afinal, para esta entidade certificadora é preciso garantir a qualidade do processo de digitalização para ganhar mais agilidade e segurança no armazenamento das informações.

Só que não é tão simples assim implementar a GED dentro dos padrões da ISO 9001. É necessário superar alguns desafios. E é sobre como superá-los que vamos falar neste texto. Mas antes, lembre-se que a ISO passou por uma atualização da versão 2008 para a de 2015. Nela, o Controle de Documentos e o Controle de Registros foram unificados como Informação Documentada, que foi incluída como um tópico no requisito 7 – Apoio.

Os desafios de ter uma gestão eletrônica de documentos eficiente

Lidar com a gestão eletrônica de documentos, apesar de toda a tecnologia disponível, não é uma tarefa fácil, mas totalmente possível. Especialmente porque, como já falamos, implementar a GED dentro dos padrões da ISO 9001 é uma ação necessária para manter a certificação e, consequentemente, a qualidade dos processos desenvolvidos.

Por isso, é importante entender que será preciso superar alguns desafios durante a implantação da GED. Entre eles, podemos destacar:

1 – A seleção de um software adequado ao seu negócio

Contar com um sistema de gestão qualificado é essencial para o sucesso da empresa. Então, antes de contratar um fornecedor, faça pesquisas, analise o custo-benefício de cada um e certifique-se de que ele atenda o seu negócio por completo. Isso quer dizer que, além de auxiliar na administração, o sistema deve fazer também o controle de todos os documentos dentro dos padrões de qualidade, otimizando os processos e facilitando a sua vida na hora da auditoria.

2 – A montagem de uma equipe de gestão eletrônica de documentos

Por mais que você tenha um software que atenda a sua organização por completo, é importante estruturar uma equipe que fique responsável pela GED. Isso porque um sistema não se faz sozinho: são necessárias pessoas treinadas para abastecê-lo corretamente. Esta ação garante mais segurança às informações e, principalmente, evita erros na hora de emitir relatórios, autorizações, entre outros arquivos.

3 – O acompanhamento e a disseminação do conhecimento

A gestão eletrônica de documentos é também uma excelente forma de disseminar o conhecimento na empresa. Porém, o maior desafio encontrado neste ponto é desenvolver essa cultura dentro da organização para que, conforme as pessoas forem adquirindo novos conhecimentos, também os compartilhem com os outros funcionários.

4 – A recuperação das informações

É normal as empresas passarem por diversos tipos de auditorias ao longo dos anos, como contábil, de sistemas e operacional. E todas elas exigem a recuperação de arquivos antigos para verificação de conformidade. No entanto, o grande desafio está em ter esses documentos em mãos sempre organizados, catalogados e indexados da maneira correta.

Por isso, contar com um software de GED como aliado facilita o registro e o manuseio dos arquivos e, quando você precisar, será fácil encontrá-los, por mais antigos que sejam.

Gestão eletrônica de documentos

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Olhando os desafios que destacamos, ficou claro que usar um bom sistema para fazer a gestão eletrônica de documentos é algo imprescindível. Afinal, somente assim você vai conseguir levar os negócios para frente, garantindo que eles se desenvolvam de maneira sustentável e se estabeleçam no mercado de forma sólida. E, claro, consigam ou mantenham a certificação ISO 9001:2015.

Aqui na YNOS temos a solução ideal para você: o ERP Radar Empresarial, que está totalmente adequado para atender às necessidades da ISO. O módulo de Controle de Revisão de Documentos envolve as fases de criação, elaboração, revisão, aprovação e publicação dos arquivos. Atende à norma da ABNT NBR ISO 9001 e é útil principalmente nas áreas de normas técnicas, manuais, procedimentos, em que o controle de revisões é crítico.

Além disso, permite o gerenciamento do ciclo de vida do documento, desde sua criação até seu arquivamento ou descarte, eliminando tarefas repetitivas com eficiência ao minimizar erros e, assim, reduzir custos. A utilização do Controle de Revisão de Documentos assegura que as tarefas previstas serão realizadas por uma pessoa previamente estabelecida e numa sequência predefinida. E essa sequência de tarefas permite personalização conforme a necessidade do negócio.

Para saber mais sobre a nossa solução e tirar qualquer dúvida, entre em contato com a nossa equipe. Temos sempre um especialista a postos para atendê-lo!

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